Budget 2026 per PMI: come costruirlo in 5 step e controllare margini e liquidità

Se gestisci una PMI, fare il budget 2026 non è “da grandi aziende”: è il modo più semplice per evitare sorprese di liquidità, misurare la marginalità reale e prendere decisioni (assunzioni, investimenti, prezzi) basate sui numeri.

In questa guida trovi:

• i 5 step pratici per costruire un budget efficace anche se non l’hai mai fatto
• cosa serve (e cosa non serve) per partire
• come trasformare il budget in cash flow previsionale
• quali KPI monitorare ogni mese
• come usare un template Excel precompilato (ricavi, costi, cassa, dashboard)

Molte PMI non fanno un budget e lo scoprono solo quando arrivano:

• crisi di liquidità improvvise
• investimenti fatti “a sensazione”
• margini che si erodono senza capire perché
• imposte e acconti che arrivano come “sorpresa”

Con un budget elaborato efficacemente ottieni:

• marginalità chiara (non “fatturato alto = azienda sana”)
• cassa prevedibile (3–6 mesi avanti)
• controllo immediato degli scostamenti
• una base per pianificazione fiscale e continuità aziendale

Cos’è (e cosa non è) un budget

Un budget è:

• uno strumento di pianificazione finanziaria a 12 mesi
• una “mappa di navigazione” che aggiorni ogni mese (budget vs reale)
• un sistema di controllo per decidere con metodo: prezzi, costi, assunzioni, investimenti
• Previsione ragionevole basata su dati storici + obiettivi

Cosa non è

• una previsione perfetta del futuro
• un documento rigido “una volta l’anno”
• un esercizio complicato da grandi aziende
• una perdita di tempo inutile

Mindset giusto:
Budget ≠ indovinare.
Budget = pianificare e adattare

Gli strumenti che ti servono (minimo indispensabile)

• Excel o Google Sheets (meglio con template)
• dati storici 2024–2025 (fatturato, costi, margini)
• conoscenza del tuo business e delle tue leve (prezzi, volumi, costi)

Opzionale ma utile:

• Software di controllo gestione
• Supporto commercialista/CFO esterno per un budget strutturato
• Dati benchmark di settore

Step 1 — Previsione ricavi 2026

Come prevedere i ricavi 2026 e costruire un budget vendite PMI?

1) Parti dallo storico e dalla stagionalità

Raccogli:

• fatturato mensile 2024 e 2025 (meglio anche 2023)
• stagionalità (mesi forti / mesi deboli)
• eventi eccezionali (commesse una tantum, stop, cambi di listino)

2) Prevedi per linea di business (non solo totale)

Scomponi il fatturato per:

• Prodotto/Servizio A: €XXX (X% del totale)
• Prodotto/Servizio B: €XXX (X% del totale)
• Prodotto/Servizio C: €XXX (X% del totale)

Per ogni linea definisci:

• Volumi (clienti / progetti / ordini)
• Prezzo medio
• Tasso di conversione

Formula semplice:
Ricavi = Volumi × Prezzo medio × Conversione

3) Scegli il metodo di previsione

• Bottom-up: clienti/progetti + probabilità (più accurato)
• Top-down: crescita % su storico (più rapido)
• Ibrido: bottom-up clienti chiave + top-down “coda lunga” (più realistico)

✅ Output Step 1

• ricavi annui previsti + ricavi mensili

assunzioni scritte nero su bianco (perché è lì che si vince)

Step 2 — Mappatura costi fissi

Come calcolare i costi fissi aziendali per una PMI

I costi fissi sono quelli che NON variano con il volume di produzione/vendita e paghi anche se fatturi zero (o quasi).

Categorie tipiche:

• Personale (stipendi, contributi, TFR, benefit/welfare)
• Immobili (affitto, utenze, pulizie, manutenzioni)
• Servizi professionali (commercialista, consulente lavoro, legale, consulenze ricorrenti)
• Tecnologia (software, cloud, licenze, IT, telefonia)
• Assicurazioni
• Spese bancarie
• Marketing base (sito, strumenti, CRM)
• Ammortamenti (quote beni/impianti/software)

📌 Attenzione ai “semi-fissi” (a scatti): personale, logistica, affitti più grandi.
Nel budget segnali quando scatta il costo (mese X).

✅ Output Step 2

• tabella costi fissi mensili e annui
• evidenza delle soglie “se cresco, cosa cambia?”

Step 3 — Stima costi variabili

Come calcolare costi variabili aziendali per una PMI?

I costi variabili crescono (quasi) proporzionalmente ai ricavi.

Esempi:

• materie prime / acquisti merce
• provvigioni / commissioni
• spedizioni / trasporti / imballaggi
• ADV performance (se direttamente legata alle vendite)

Metodo semplice:

1. prendi i dati 2025
2. calcoli % costi variabili su ricavi
3. applichi quella % al 2026 (con eventuali miglioramenti)

Il numero chiave: Margine di Contribuzione. Che cos’è e come calcolarlo.

Il MdC è il “vero” guadagno prima dei costi fissi e si calcola:

MdC = Ricavi − Costi variabili

Target orientativo:

• MdC 40–60%: buono (dipende dal settore)
• MdC <35%: rischio (marginalità strutturalmente fragile)

✅ Output Step 3

• % costi variabili per categoria
• MdC % previsto + obiettivo di miglioramento (anche 1–2 punti fa la differenza)

Step 4 — Proiezione cash flow 2026

Come elaborare un cash flow previsionale?

Qui si separano le PMI “profittevoli” da quelle solide. Perché?
Perché puoi avere utile e finire senza cassa se incassi tardi e paghi subito.

Cosa inserire nel cash flow

Entrate

• incassi clienti (con tempi medi di incasso)
• crediti d’imposta (quando entrano davvero)
• finanziamenti / apporti / dismissioni

Uscite

• pagamenti fornitori (con tempi medi di pagamento)
• stipendi e contributi
• affitti/utenze
• IVA, IRES, IRAP (quando si pagano, non “quando maturano”)
• rate finanziamenti (quota capitale)
• investimenti (CAPEX)
• eventuale distribuzione utili

3 domande chiave (semplicissime)

1. Quando entrano i soldi?
2. Quando escono?
3. Qual è il saldo mese per mese?

KPI di cassa utili:

• Giorni di cassa (target > 30)
• Cash conversion cycle (target < 60, dove applicabile)

✅ Output Step 4

• saldo cassa mensile
• mesi critici (se va sotto 0)
• piano azioni: anticipo incassi, negoziazione fornitori, riduzione scorte, rateizzazioni, fido, ecc.

Qual è la differenza tra utile e cassa?

Il 60% dei fallimenti PMI avviene per crisi di liquidità, NON per mancanza di utili.

Esempio classico:

Evento	Impatto P&L	Impatto Cassa
Vendo €100k a 60gg	+€100k ricavi	€0 (incasso tra 60gg)
Compro materie €40k	-€40k costi	-€40k subito
Stipendi €20k	-€20k costi	-€20k subito
Utile mese	+€40k
Cassa mese		-€60k

Risultato: Utile di €40k ma PERDI €60k di cassa.

Questo è il “buco” che genera crisi di liquidità.

Step 5 — KPI di controllo (budget vs reale)

Quali sono i KPI da monitorare aziendali per una PMI?

I KPI sono i “cruscotto” che consulti OGNI MESE per capire se sei on-track.

Budget senza KPI = documento inutile nel cassetto.

I 10 KPI essenziali per PMI

1. Fatturato mensile (vs budget)

• Previsto vs Reale
• Scostamento %
• Trend YTD (Year to Date)

2. Margine di contribuzione %

(Ricavi – Costi Variabili) / Ricavi × 100

3. EBITDA %

Ricavi – Costi Operativi (prima di ammortamenti, interessi, tasse)

4. Liquidità disponibile / cassa finale mese

Saldo cassa + banche al netto fidi utilizzati

5. DSO (giorni medi incasso)

Formula: (Crediti commerciali / Fatturato annuo) × 365

6. Giorni di magazzino (se presente)

Formula: (Valore magazzino / Costo venduto annuo) × 365

7. Break-even point (BEP)

Fatturato necessario per coprire tutti i costi fissi

Formula: Costi Fissi / (1 – % Costi Variabili)

8. Incidenza costo personale %

Costo personale / Fatturato × 100

9. Tasso conversione preventivi / pipeline

Preventivi accettati / Preventivi emessi × 100

10. Fatturato per dipendente

Fatturato annuo / Numero dipendenti

Regola pratica:
Se uno scostamento supera ±10%, fai analisi causa → azione correttiva immediata.

✅ Output Step 5

• dashboard mensile “semaforo” (verde/giallo/rosso)

routine: aggiornamento entro il 10 del mese successivo

Per iniziare è sufficiente un template che contenga 6 fogli:

1. Ricavi (mensile per linea di business)
2. Costi (fissi)
3. Costi (variabili + marginalità)
4. Cash flow (entrate/uscite di cassa mese per mese)
5. Dashboard KPI (grafici + semafori scostamenti)

Il budget non deve essere perfetto: deve essere utile, aggiornabile e comprensibile.

Errori comuni da evitare

• fare solo il conto economico e ignorare la cassa
• usare una crescita % senza pipeline o stagionalità
• non distinguere costi fissi, variabili e “a scatti o semi fissi”
• non aggiornare mensilmente (il budget “muore” dopo gennaio)

1. Come fare un budget aziendale per una PMI in modo semplice?

Per fare un budget 2026 per PMI parti dallo storico 2024–2025, stima i ricavi realistici 2026 per linea di business, mappa costi fissi e una % di costi variabili, costruisci il cash flow mensile con tempi di incasso/pagamento e monitora KPI e scostamenti ogni mese.

2. Qual è la differenza tra budget e cash flow?

Il budget (conto economico) stima ricavi, costi e utile. Il cash flow previsionale stima entrate e uscite di cassa nel tempo: è ciò che evita crisi di liquidità anche quando l’azienda è profittevole.

3. Quali KPI monitorare nel budget di una PMI?

I KPI essenziali sono: fatturato vs budget, margine di contribuzione %, EBITDA %, liquidità/cassa, DSO (giorni incasso), break-even point, incidenza costo personale e cash conversion cycle.

4. Quante ore servono per fare un budget aziendale?

Per un modello base di avviamento, utile a prendere confidenza con i numeri e impostare un primo controllo, sono sufficienti un paio di giornate di lavoro concentrato, a condizione di avere già disponibili i dati storici (fatturato, costi, margini). La parte più importante, però, non è la costruzione iniziale, ma la routine mensile:

Il modello base è ideale per partire e aumentare consapevolezza.
Quando l’azienda cresce, la struttura dei costi si complica (costi a scatti, investimenti, cash flow, fiscalità), è consigliabile affidarsi a un professionista.

Meglio un budget semplice oggi che nessun budget,
ma un budget professionale domani fa la differenza nei risultati.

5. È meglio Excel o Google Sheets per il budget?

Entrambi vanno bene. Excel è ottimo per modelli complessi, Google Sheets per lavoro collaborativo e aggiornamenti condivisi. L’importante è avere fogli separati per ricavi, costi, cash flow e dashboard KPI.

6. Cosa includere in un template Excel di budget PMI?

Un buon template include: dati azienda (input), ricavi mensili per linea, costi fissi e variabili, marginalità/EBITDA, cash flow con dilazioni di incasso/pagamento e una dashboard KPI con semafori di scostamento.

Fare il budget non significa “prevedere il futuro”, ma prendere il controllo della propria impresa. Un budget ben costruito ti permette di:

• sapere dove stai davvero guadagnando

• prevenire crisi di liquidità

• prendere decisioni su assunzioni e investimenti con dati reali

• pianificare in modo più efficace anche dal punto di vista fiscale

• garantire continuità e sostenibilità al business

Il vero rischio, per molte PMI, non è fare un budget imperfetto, ma non farlo affatto.

In SZ Consulting affianchiamo imprenditori e PMI non solo nella redazione del bilancio, ma nella gestione consapevole dei numeri.

Il nostro approccio integra:

• controllo di gestione

• pianificazione finanziaria

• cash flow previsionale

• pianificazione fiscale

Con un obiettivo chiaro: ridurre sprechi e rischi oggi, per garantire continuità domani.