Ridurre il costo del personale nel 2026: 5 leve per PMI senza tagliare la RAL

Per molte PMI di Milano e della Lombardia il costo del personale è la prima o la seconda voce di spesa. Tagliare la RAL è la risposta più rapida, ma anche la più rischiosa: in un mercato del lavoro competitivo, le persone migliori sono le prime ad andarsene.

Il 2026 offre strumenti più forti rispetto al passato. La Legge di Bilancio 2026 ha ridotto all’1% l’imposta sui premi di risultato fino a 5.000 euro e ha portato a 10 euro al giorno la soglia esente dei buoni pasto elettronici. Restano inoltre esenti i fringe benefit fino a 1.000 euro, o 2.000 euro con figli a carico.

In questo articolo vedrai quanto costa davvero un dipendente, quali sono le 5 leve per ridurre il costo del lavoro senza toccare gli stipendi e da dove partire, con esempi numerici e una roadmap operativa.

Una PMI può ridurre il costo del personale senza tagliare la RAL agendo su cinque leve: welfare aziendale e fringe benefit entro le soglie di esenzione, premi di risultato tassati all’1% nel 2026-2027, incentivi contributivi verificati prima dell’assunzione, organizzazione di turni e straordinari e un budget del personale costruito sui dati payroll. Si parte sempre dal costo aziendale complessivo.

Un dipendente costa all’azienda indicativamente tra il 30% e il 40% in più della sua RAL. La percentuale esatta dipende dal CCNL applicato, dal settore, dall’inquadramento e dalla dimensione dell’impresa.

Secondo Eurostat, nel 2024 il costo orario del lavoro in Italia era di 30,9 euro, sotto la media UE di 33,5 euro, ma i costi non salariali pesavano il 27,9% contro il 24,7% europeo. Le imprese italiane pagano molto per ogni euro che arriva in busta paga.

RAL e costo aziendale non sono la stessa cosa

La Retribuzione Annua Lorda (RAL) è la retribuzione lorda riconosciuta al lavoratore. Il costo aziendale del dipendente comprende anche:

• contributi previdenziali e assistenziali a carico del datore di lavoro;
• quota annua di TFR (circa il 6,9% della retribuzione);
• premio INAIL, variabile in base al rischio dell’attività;
• altri oneri previsti dal CCNL, come enti bilaterali o fondi integrativi.

Gli errori più frequenti delle PMI sul costo del lavoro

Nel nostro lavoro quotidiano con le PMI milanesi gli errori ricorrenti sono quasi sempre gli stessi:

• usare RAL e costo aziendale come sinonimi nei budget;
• concedere aumenti fissi in denaro, i più costosi per entrambe le parti;
• scoprire dopo l’assunzione che esisteva un incentivo applicabile;
• pagare straordinari strutturali invece di riorganizzare i turni;
• contabilizzare i cedolini senza mai analizzarli.

Quando un imprenditore chiede di “ridurre il costo del personale”, raramente vuole pagare meno le persone. Nella maggior parte dei casi cerca di ottenere cinque risultati:

• sostenibilità: un costo del lavoro coerente con fatturato e margini;
• liquidità: sapere in anticipo quanto uscirà ogni mese tra stipendi, contributi e TFR;
• controllo: conoscere il costo per reparto, sede o commessa;
• sicurezza: applicare welfare, premi e incentivi senza rischi di contestazioni;
• attrattività: trattenere le persone chiave e competere sulle assunzioni.

Il problema tipico delle PMI italiane è l’approccio reattivo: si interviene solo quando la liquidità si riduce, quando le opzioni sono ormai poche.

Approccio reattivo o strategico: le differenze

Secondo l’esperienza di SZ Consulting, le imprese che affiancano all’elaborazione paghe una consulenza continuativa sul costo del lavoro riescono a prendere decisioni su assunzioni e aumenti con mesi di anticipo, invece di subirle.

1. Welfare aziendale e fringe benefit entro le soglie 2026

Il welfare aziendale riduce il costo del lavoro perché beni, servizi e rimborsi riconosciuti entro le soglie di legge sono esenti da IRPEF e contributi. A parità di valore per il dipendente, l’azienda spende meno che con un aumento in busta paga.

Le soglie 2026 da conoscere:

• fringe benefit esenti fino a 1.000 euro annui, 2.000 euro per i dipendenti con figli fiscalmente a carico, valide per il triennio 2025-2027 (L. 207/2024). Possono includere anche rimborsi di utenze domestiche, affitto o interessi sul mutuo della prima casa;
• buoni pasto elettronici esenti fino a 10 euro al giorno, cartacei fino a 4 euro, con una soglia separata da quella dei fringe benefit (L. 199/2025);
• previdenza complementare, assistenza sanitaria, istruzione e trasporto pubblico, ciascuno con regole e limiti propri.

Mini caso. Un’azienda vuole riconoscere 1.000 euro a un impiegato con aliquota IRPEF marginale del 33%. Con un aumento lordo in busta paga l’azienda spende circa 1.350 euro tra contributi e TFR e il dipendente incassa circa 590 euro netti. Con un fringe benefit dello stesso valore, l’azienda spende 1.000 euro e il dipendente riceve 1.000 euro di valore pieno.

Attenzione: se i fringe benefit superano la soglia anche di un euro, diventa imponibile l’intero importo, non solo l’eccedenza. I benefit erogati entro il 12 gennaio 2027 si considerano percepiti nel 2026: c’è ancora tempo per usare le soglie di quest’anno.

2. Premi di risultato tassati all’1% al posto degli aumenti fissi

Nel 2026 e 2027 i premi di risultato pagano un’imposta sostitutiva dell’1% fino a 5.000 euro annui (L. 199/2025, art. 1, comma 9), contro aliquote IRPEF ordinarie del 23%, 33% o 43%.

Le condizioni principali:

• premio previsto da un contratto aziendale o territoriale depositato;
• obiettivi incrementali e misurabili di produttività, redditività, qualità, efficienza o innovazione;
• reddito da lavoro dipendente del beneficiario non superiore a 80.000 euro nell’anno precedente.

Il premio pagato in denaro resta soggetto a contributi. Se il dipendente lo converte in welfare, è esente anche da contributi entro lo stesso limite di 5.000 euro, come chiarito dall’Agenzia delle Entrate con la Risoluzione n. 22/E del 9 giugno 2026.

Esempio. Su un premio di 3.000 euro, l’imposta sostitutiva è di 30 euro. Con la tassazione ordinaria al 33% il dipendente ne pagherebbe circa 900. Per l’impresa il vantaggio è diverso ma altrettanto concreto: il premio è variabile e si paga solo se gli obiettivi vengono raggiunti, quindi non diventa un costo fisso.

3. Incentivi contributivi da verificare prima di assumere

Gli sgravi contributivi si perdono se i requisiti non vengono verificati prima della firma del contratto. Età e condizione del lavoratore, tipo di contratto, trasformazione a tempo indeterminato, incremento occupazionale e sede di lavoro decidono l’accesso alle agevolazioni.

Nel 2026 il quadro è cambiato più volte. Il Decreto Milleproroghe (L. 26/2026) ha prorogato i bonus per giovani, donne e ZES con nuove scadenze; il successivo Decreto Lavoro del 1° maggio 2026 (D.L. 62/2026) ha ridisegnato le misure, con domande all’INPS aperte da giugno. Il quadro aggiornato è nella nostra guida ai bonus assunzioni 2026.

Anche l’apprendistato, con contribuzione ridotta, resta da valutare. La domanda giusta non è “potevo usare qualche agevolazione?” dopo l’assunzione, ma “quanto mi costerà questa assunzione e quali strumenti posso usare?” prima.

4. Straordinari, turni e ferie: il costo nascosto dell’organizzazione

Straordinari ricorrenti, turni inefficienti e ferie accumulate possono pesare sul costo del personale più di un aumento di stipendio. Spesso il problema non è la retribuzione, ma come è organizzato il lavoro.

Il tema è decisivo nei settori con forte variabilità: ristorazione, hospitality, retail e imprese multi-sede. Una banca ore, quando prevista dal CCNL o da un accordo aziendale, consente di recuperare le ore in eccesso come permessi invece di pagarle subito con maggiorazione.

Un caso frequente riguarda i locali con più punti vendita a Milano: le stesse figure fanno straordinari in una sede nei picchi di fine settimana mentre in un’altra le ore sono sottoutilizzate. Riallineare i turni sui volumi reali riduce il costo senza toccare nessuno stipendio.

5. Dai cedolini al budget del personale

Collegare i dati payroll a budget, cash flow e controllo di gestione è probabilmente la leva più importante, perché rende visibili e misurabili tutte le altre.

I cedolini di ogni mese possono rispondere a domande decisive:

• quanto pesa il personale sul fatturato?
• quanto costa ogni reparto, sede o business unit?
• quanto crescono gli straordinari mese dopo mese?
• qual è lo scostamento rispetto al budget?
• quanto costerebbero due persone in più nei prossimi sei mesi, e con quale impatto sulla liquidità?

Quando i dati payroll entrano nel controllo di gestione, il costo del personale smette di essere una voce da registrare e diventa una variabile da governare.

Le 5 leve a confronto

Per le PMI che vogliono premiare senza aumentare i costi fissi

La combinazione più efficace nel 2026 è premio di risultato più conversione in welfare. Il premio resta variabile, è tassato all’1% e, se convertito in benefit, non sconta contributi entro 5.000 euro. Serve però un accordo aziendale o territoriale depositato.

Per le SRL con problemi di liquidità

Una SRL con tensioni di cassa dovrebbe partire dal budget del personale e da straordinari e ferie residue: le ferie non godute sono un debito, gli straordinari strutturali un costo evitabile. Il welfare va introdotto solo dentro un budget sostenibile.

Per chi deve assumere nei prossimi mesi

Prima di ogni assunzione conviene simulare il costo aziendale e verificare gli incentivi per quel profilo e quella sede, scegliendo tra contratto ordinario, apprendistato o trasformazione di un rapporto esistente.

Per ristorazione, retail e imprese multi-sede

Nei settori con forte stagionalità la leva principale è l’organizzazione del lavoro. Confrontare ore lavorate e fatturato per sede e per fascia oraria fa emergere inefficienze che nessun intervento sulla retribuzione può risolvere.

Per startup e PMI in crescita

Le imprese in crescita hanno bisogno di un budget del personale a 12 mesi collegato al piano di sviluppo. Welfare e premi aiutano ad attrarre talenti senza appesantire subito la struttura dei costi fissi.

Checklist sintetica

• Calcolare il costo aziendale reale di ogni dipendente, voce per voce
• Verificare quanto welfare e quanti fringe benefit sono già stati erogati nel 2026
• Valutare un accordo per premi di risultato con obiettivi misurabili
• Simulare il costo di ogni assunzione prima della firma
• Analizzare straordinari e ferie residue per reparto o sede
• Costruire un budget del personale a 6-12 mesi

Errori da evitare

• Superare anche di poco la soglia dei fringe benefit, rendendo imponibile tutto l’importo
• Erogare premi “a pioggia” senza obiettivi verificabili
• Presentare domanda di incentivo senza aver verificato i requisiti prima dell’assunzione
• Introdurre benefit senza un regolamento e senza verificare il CCNL

Roadmap in 90 giorni

1. Giorni 1-30: analisi del costo del personale e dei dati payroll degli ultimi 12 mesi.
2. Giorni 31-60: progettazione di welfare, premi e riorganizzazione di turni e straordinari.
3. Giorni 61-90: budget del personale a 12 mesi e monitoraggio mensile degli scostamenti.

Qual è la differenza tra RAL e costo aziendale? La RAL è la retribuzione annua lorda riconosciuta al lavoratore. Il costo aziendale aggiunge i contributi previdenziali a carico del datore di lavoro, il TFR, il premio INAIL e gli altri oneri previsti dal CCNL. In media il costo aziendale supera la RAL del 30-40%: un dipendente con 30.000 euro di RAL può costare all’impresa oltre 41.000 euro l’anno.

Come si riduce il costo del personale senza licenziare né tagliare gli stipendi? Una PMI può agire su cinque leve: welfare aziendale e fringe benefit entro le soglie di esenzione, premi di risultato tassati all’1% nel 2026-2027, incentivi contributivi verificati prima delle assunzioni, riorganizzazione di turni e straordinari e un budget del personale costruito sui dati payroll. Ogni leva va valutata sul CCNL applicato e sulla situazione dell’impresa.

Quali sono le soglie dei fringe benefit nel 2026? Nel 2026 i fringe benefit sono esenti da IRPEF e contributi fino a 1.000 euro annui per la generalità dei dipendenti e fino a 2.000 euro per chi ha figli fiscalmente a carico. Le soglie valgono per il triennio 2025-2027. Se il valore supera il limite, diventa imponibile l’intero importo. I buoni pasto hanno una soglia giornaliera separata.

Quanto sono tassati i premi di produttività nel 2026? Nel 2026 e nel 2027 i premi di risultato pagano un’imposta sostitutiva dell’1% fino a 5.000 euro annui. L’agevolazione spetta ai dipendenti del settore privato con reddito da lavoro dipendente fino a 80.000 euro nell’anno precedente. Il premio deve essere previsto da un accordo aziendale o territoriale e legato a obiettivi incrementali misurabili.

Il welfare aziendale conviene anche alle piccole imprese? Sì. Anche una piccola impresa con pochi dipendenti può riconoscere fringe benefit fino a 1.000 o 2.000 euro e buoni pasto elettronici esenti fino a 10 euro al giorno. A parità di valore per il lavoratore, l’azienda spende meno rispetto a un aumento in busta paga. Il piano va comunque formalizzato e coordinato con il CCNL applicato.

Cos’è il budget del costo del personale? Il budget del costo del personale è la previsione del costo del lavoro dei 6-12 mesi successivi, suddivisa per reparto, sede o commessa e collegata a fatturato e liquidità. Permette di sapere prima quanto incideranno un’assunzione, un premio o un aumento su margini e cassa, e di intervenire quando gli scostamenti sono ancora piccoli.

In SZ Consulting integriamo l’elaborazione paghe e l’amministrazione del personale con il controllo di gestione. Sapere quanto è costato un dipendente è importante; sapere prima quanto inciderà una decisione su margini e liquidità lo è ancora di più.